Allgemeine Anforderungen an ein neues EDV-System

Aus den Nachteilen bisheriger EDV-Strukturen im Mittelstand ergeben sich die wesentlichen Anforderungen an das neue System:

• Umfassende Funktionalität, um die vielfältigen Prozesse abzubilden.
• Integrierte Lösungen, damit keine Schnittstellen notwendig werden.
• Releasefähigkeit, um neue Funktionen und Technologien verfügbar zu machen.
• Neueste Anwendungstechnologien wie z.B. ein Dokumentenmanagement und Internet-Tools, um einen Schritt Richtung papierloses Büro zu gehen.
• Flexibles schnelles Customizing, um bei der Ersteinführung die Prozesse des Unternehmens in der Standardsoftware zu definieren und um jederzeit die produktive Lösung an die Änderung der Prozesse anzupassen.
• Die Lösung muss als Gesamtlösung von einem Lieferanten angeboten werden.
• Einheitliche, unternehmensweit verfügbare Datenbasis.

Damit verbinden sich die Erwartungen, den manuellen Aufwand bei der Datenerfassung zu minimie- ren und die Abläufe erheblich zu beschleunigen. Gleichzeitig sollte die Transparenz über alle Geschäftsabläufe durch zeitnahe verfügbare Informationen erhöht werden. Um die Zukunftssicherheit zu gewährleisten, spielen Gesichtspunkte wie die Offenheit für die Integration neuer Technologien und die Flexibilität hinsichtlich der Anpassung an Marktveränderungen eine entscheidende Rolle. Mitunter ist es auch notwendig, daß die Software die gesamte Logistikkette von der Beschaffung bis zum Kunden- auftrag abdeckt.

Das neue EDV-System sollte folgende Funktionsmodule bieten können: CRM (Customer-Relation- ship-Management) OfficePlaner, Dokumenten-Management, Warenwirtschaft, PPS,  Verkauf, Finanz- buchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Erfolgsanalyse und Planung, Personalabrechnung, Personalmanagement, Internetlösungen (u.a. B2B).

Risiken bei der Einführung

Die Definition der Risken ist ein wesentlicher Teil im Projekt. Diese Risiken können z.B. sein:

• Wenig Erfahrung mit externen Beratern
• Wenig Erfahrung mit großen Projekten
• Festhalten an vorhandenen Denkweisen
• Nicht die Symptome sondern die Ursachen müssen gefunden und gelöst werden
• Die Ergebnisse der Projektarbeiten und ein erfolgreicher, termingerechter Abschluss sind maß- geblich verantwortlich für das Weiterbestehen des Unternehmens.
• Die Ablauforganisation muss oft in Frage gestellt werden
• Offene und verdeckte Konflikte im Team
• Leistungsdruck
• Termindruck

Kritische Erfolgsfaktoren

• Unterstützung der Projektmitarbeiter durch die Projektleitung und die Geschäftsführung
• Verfügbarkeit der Projektmitarbeiter laut Planung
• Mitarbeit aller Kollegen
• Kürzestmögliche Entscheidungswege
• Schlankes Projektteam mit hoher Eigenverantwortung
• Entlastung des Projektteams von der Tagesarbeit
• Prozesse anpassen um mit Standardlösungen auszukommen
• 80:20-Regel (mit geringem Aufwand möglichst viel abdecken)
• Einbeziehung und Schulung der betroffenen Mitarbeiter
• Termintreue

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